Avoir une vision globale des engagements et des contrats de votre entreprise pour être acteur de la relation fournisseur et améliorer les livrables

Vous ne connaissez pas l’intégralité des contrats et accords fournisseurs qui engagent votre entreprise. Vous n’avez pas un suivi de vos engagements vis-à-vis de vos fournisseurs sensibles. Vous n’anticipez pas les fins de contrats et les reconductions tacites. Vous ne renégociez pas les contrats en place (prix, objet, délai, autres conditions).Vous ne recherchez pas de nouveaux fournisseurs pour challenger vos prestataires actuels.

Nous vous accompagnons dans la maîtrise du panel fournisseurs en :

  • Structurant la base de données adaptée à ces finalités
  • Mettant en œuvre des indicateurs de performance opérationnels
  • Sensibilisant, informant, formant les acteurs impliqués sur le suivi des chaînes de valeur concernées
  • Pilotant la démarche en lien avec les échéances et les niveaux de performance au travers d'un tableau de bord
Cadre externalisé à temps partagé

Notre intervention étape par étape

Etape 1
DIAGNOSTIQUER L'EXISTANT
Il s’agit de faire l’inventaire des contrats et les clauses engageants votre entreprise. Ensuite, de calibrer les points clés d’engagement : durée et préavis, périmètre et exclusivité, formule d’indexation, tolérance sur les volumes et niveau de qualité, sans oublier les principes de pénalité et de gestion des litiges. Puis de Comprendre les modalités de tarification /facturation pour faciliter le contrôle de conformité. Ces points portent sur la gestion des éléments financiers et de services autour de contrats de type commande ouverte ou à durée /volume défini (échéancier). Les unités de valeur sont définies, les volumes sont à affiner en fonction d’une chaine (supply) de valeur mais aussi des seuils de tolérance (qualité quantité) et ajustements utiles (amélioration continue) pour coller aux besoins et aux attentes finales (clients).
Etape 2
ELABORER VOTRE POLITIQUE PANEL FOURNISSEURS
Cette seconde phase consiste à intégrer ces contrats dans un tableau de bord (suivi). Ce document de suivi poursuit plusieurs objectifs :
- Identifier les échéances de dénonciation, préavis pour choisir de poursuivre ou non, rappel des revues de contrat.
- Mettre l’accent /focus sur les conditions spécifiques dans l’analyse /suivi de conformité (réception / facturation /paiement) et le poids des litiges/pénalités. C’est-à-dire la mesure de la performance opérationnelle / contractuelle des fournisseurs et apprécier les causes effets sur la chaine qualité des produits finis.
- Permettre d’identifier les prestataires qui impactent le plus le compte de résultats :
- Évaluation des impacts Non-Conformité en coût complet (chaine de valeur)
- La réactivité et capacité des fournisseurs à corriger les impacts Non-Conformité
- L’identification des fournisseurs les plus collaboratifs pour envisager un plan d’amélioration des services et de réduction des coûts (approche TCO)
- Envisager un accompagnement pour une amélioration continue avec ceux-ci.
Etape 3
PILOTER LES PLANS D’ACTION
La mise en place de votre politique « pilotage du Panel Fournisseurs » se base sur les données structurées à l’étape précédente. La définition de plans d’actions propres à l’entreprise est effectuée. Cela se traduit par la rationalisation du portefeuille de prestataires (évaluation, sélection, pondération), puis la génération d’appels d’offres visant à challenger les principaux prestataires (coût complet/multi critères). Les plans de rationalisation des coûts et des indicateurs qualité se concluent par la mise en place d’engagement de services et du pilotage de ce panel Fournisseurs.

Vos avantages

 

  • Améliorer le respect de la conformité des engagements des deux parties, vous et vos fournisseurs, incidemment la rentabilité de votre entreprise par une chasse aux dérives (litiges et pénalités)

  • Augmenter la capacité et la satisfaction de vos équipes avec des contrats/accords de services remis au goût du jour et adaptés aux enjeux

  • Anticiper l'évolution de vos structures de charges

  • Maîtrisez vos relations fournisseurs par plus de clarté dans le suivi des engagements

  • Economie de temps en confiant l'audit à un cadre expérimenté

  • Contrat de prestations de services : pas de risque social, adaptation possible

Questions fréquentes

Quels sont les éléments clés de la bibliothèque des contrats fournisseurs ?

De nouveaux achats se font avec des engagements de volume ou de durée dans le temps. Des clauses spécifiques sont imposées ou négociées pour calibrer la prestation de fournitures, des conditions de type « stock avancé » convenues avec un temps d’inventaire calé pour exemple.

La gestion du cycle de vie des contrats est importante pour maîtriser les conditions opérationnelles, de sortie avant/après la date d’échéance et le préavis à respecter. C’est aussi l’occasion de mettre à disposition d’un clausier, et des conditions générales ou spécifiques d’achats à proposer aux fournisseurs, sans oublier une sensibilisation des acheteurs aux engagements contractuels.

L’idée est de sécuriser les engagements de votre entreprise dans le temps et d’identifier les clauses sensibles pour rappel ou mémoire afin de respecter/faire respecter les engagements de qualité, de délai et autres spécificités en lien avec la catégorie d’achats.

Quel outil digital retenir ? A quel coût ? Comment le paramétrer selon les catégories d’achats ? Combien de temps faut-il ? L’accompagnement par un expert entraîné à cette démarche est un plus.